อยากทำงานให้เสร็จ ควรทำตามเทคนิคนี้

      หลายคนนั้นอาจจะรู้สึกว่าขี้เกลียดจัง การทำงานให้เสร็จนั้นเหมือนเป็นเรื่องที่ยากมากๆ คุณจึงอาจจะรอจนนาทีสุดท้ายก่อนที่จะเริ่มลงมือทำงาน เชื่อว่าใครหลายๆ คนต้องเคยเป็นอย่างแน่นอน ไม่ว่าจะงานเล็กหรืองานใหญ่ หรืองานที่ไม่สามารถจัดการได้ คุณก็อาจจะขอเวลาก่อน ขอมีอารณ์ให้รู้สึกอยากทำก่อน จึงจะลงมือทำ จนกระทั่งถึงชั่วโมงสุดท้าย คุณจึงจะเริ่มทำมัน

      การทำงานให้เสร็จ ให้ทันเวลาเรียกได้ว่าเป็นหนึ่งในปัญหาในการทำงาน ซึ่งใครๆ ก็ประสบปัญหานี้อย่างแพร่หลาย ทำงานเสร็จให้ทันเวลาถือเป็นหัวข้อสำคัญของการพัฒนาปรับปรุงอุปนิสัยส่วนตัวเลยทีเดียว เพราะไม่ว่าอ่านหนังสือเล่มไหนหรือเข้าคอร์สอบรมอะไร ต้องมีการพูดถึงลักษณะนิสัยนี้ว่าเป็นอุปสรรคอย่างหนึ่งในชีวิต ต้องรีบเลิกนิสัยแบบนี้ หรือไม่ก็บอกวิธีเลิกนิสัยนี้ให้ได้

      นโปเลียน ฮิล ผู้เขียนหนังสือ think and grow rich คู่มือพัฒนาตนเองที่โด่งดังและเขียนไว้เมื่อ 100 กว่าปีก่อนเคยบอกว่า นิสัยผัดวันประกันพรุ่งคือนิสัยแย่ๆ ที่ชอบผ่อนผันสิ่งที่ควรทำเมื่อวานซืนเอามาทำวันมะรืน คำว่าแม้เวลาจะผ่านมาแสนนาน และมีผู้ให้คำแนะนำนับไม่ถ้วน เราก็ยังมีปัญหานี้กันอยู่ ถ้าอยากทำงานให้เสร็จก่อนเดดไลน์ ต้องทำตามนี้

การวางกรอบเวลา

      วิธีการหนึ่งที่ใช้ได้ผลก็คือเทคนิคที่เรียกกันว่า การวางกรอบเวลา คือการวิธีการจัดการเวลา วางแผนการทำงานโดยกำหนดจำนวนชั่วโมง หรือจำนวนวันในการทำงาน เอาไว้อย่างแน่นอน เรียกว่าวางกรอบเวลาเพื่อทำกิจกรรมนั้นๆ ให้เสร็จเรียบร้อยภายในช่วงเวลาที่กำหนด

ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำหนดให้ 2 ชั่วโมงต่อไปเป็นเวลาอ่านตำราให้จบตามที่อาจารย์สั่ง ช่วงสุดสัปดาห์เป็นเวลาเขียนนิยายให้ได้ 5,000 คำ ชั่วโมงแรกที่เข้างานเป็นเวลาติดต่อว่าที่ลูกค้า 5 ราย ช่วงเช้าถึงเที่ยงเป็นเวลากระทบยอดบัญชี 4 บัญชี ช่วงต้นชั่วโมงเรียนเป็นเวลาตรวจให้คะแนนรายงานทั้งหมด ช่วง 10 นาทีต่อไปเป็นเวลาอ่านอีเมล์ 10 ฉบับ หรืออีก 30 นาทีเป็นเวลาโทรติดต่อกลับ 4 ราย

นอกจากนี้ยังต้องกำหนดช่วงเวลาให้เหมาะกับงานด้วย ก็เวลาที่กำหนดควรมีเวลามากพอจะรู้สึกตื่นตัวตั้งใจทำงาน ถ้าเผื่อเวลามากไป คุณจะเอื่อยเฉื่อย แต่ถ้าให้เวลาไม่มากพอก็จะทำให้กดดันโดยไม่จำเป็น ความสมดุลจึงสำคัญ

เวลาพักนั้นจำเป็น

      คุณควรมีช่วงเวลาที่หยุดพัก เพื่อผ่อนคลายบ้าง เพราะการผ่อนคลายอาจจะทำให้งานของคุณนั้นสำเร็จได้มากขึ้น เพราะอาจจะคิดได้กว้างขึ้น โดยคุณอาจจะวางกรอบการทำงานช่วงละ 25 ถึง 50 นาที แล้วหยุดพักระหว่างแต่ละช่วงซัก 5 ถึง 15 นาที

ทำไมต้องวางกรอบเวลา

      การวางกรอบเวลาใช้ได้ผลดีเพราะช่วยเปลี่ยนโฟกัสจากตัวกิจกรรมไปเป็นเวลา ใส่กรอบเวลาทำหน้าที่เป็นตัวกำหนด กระตุ้นให้กลไกป้องกันตัวทำงาน เทคนิคนี้อาศัยกรอบเวลาช่วยสร้างความรับผิดชอบ

สาเหตุหลักที่มักจะทำไม่สำเร็จ

      คนทั่วไปมักใช้เทคนิคนี้ไม่สำเร็จ เพราะเขามักหวังสูงเกินหรือพยายามทำให้ได้มากเกินไปภายในตัวแปรที่จำกัด ถือเป็นแบบแผนที่บ่อนทำลายตัวเอง พูดง่ายๆว่า หากกำหนดกรอบไว้จำกัดจะไม่มีทางทำสำเร็จก็รับรองว่าต้องล้มเหลวแน่ ซึ่งหลายอย่างจะแก้ไขได้โดยวางกรอบเวลาให้ชัดพอเขียนรายงานสิ่งที่จะทำใส่กระดาษไว้ครบหมดแล้ว ให้จัดวางใส่กรอบเวลา กำหนดวันและเวลาสำหรับทำแต่ละอย่างให้อยู่ในกรอบแบบที่ไม่ฝืนตัวเองมากเกินไป

เทคนิคนี้มีเป้าหมายสร้างความรู้สึกกดดันหรือเครียดหน่อยๆ ชนิดที่ช่วยจูงใจและส่งผลบวก ความเครียดคือสิ่งที่ทำให้เลือดสูบฉีด กระตุ้นให้คุณทำงานเต็มที่ แต่ถ้าเครียดเกินควรคุณอาจจะทำผิดพลาดได้ สมดุลที่พอเหมาะจึงเป็นหัวใจสำคัญเช่นเคย ให้ลองปรับเปลี่ยนเวลาที่กำหนดหรือไม่ก็ปรับขอบเขตของงานดู เพียงเท่านี้คุณก็สามารถทำงานเสร็จได้โดยไม่ต้องกังวลเดดไลน์อีกต่อไป